Thông báo về việc xử lý dữ liệu cá nhân của nhân sự trên CDC Agency OS

1. Bên kiểm soát dữ liệu

Công ty TNHH Truyền thông và Dịch vụ số CDC (đang thành lập; trước khi có pháp nhân: ông Cao Đắc Chiến – CDC Agency), sau đây gọi là “CDC Agency”.

Liên hệ về dữ liệu cá nhân: info@cdcagency.com hoặc bộ phận HR.

2. Dữ liệu được xử lý

• Tài khoản: họ tên, email, số điện thoại, tên đăng nhập, mật khẩu (mã hoá một chiều), xác thực hai lớp.
• Hồ sơ công việc: chức danh, phòng ban, ngày vào làm/nghỉ việc, hợp đồng lao động (loại, thời hạn, lương cơ bản), tài sản được giao.
• Chấm công và lương: giờ công theo việc, đơn nghỉ phép (loại nghỉ, ngày, lý do), tạm ứng và hoàn ứng, bảng lương (lương, phụ cấp, khấu trừ, bảo hiểm, thuế TNCN, thực nhận).
• Nhật ký: đăng nhập (IP, trình duyệt) và các thao tác trong hệ thống.

Lý do nghỉ phép là không bắt buộc. Khi xin nghỉ ốm, bạn không cần ghi chi tiết bệnh.

3. Mục đích

Quản lý công việc và dự án; chấm công, tính lương, tạm ứng; quản lý tài sản; bảo mật hệ thống và lưu vết thao tác.

4. Căn cứ xử lý

Thực hiện hợp đồng lao động/hợp tác (Luật 91/2025/QH15, Điều 19 khoản 1 điểm d) và nghĩa vụ theo pháp luật lao động, thuế, bảo hiểm.

5. Ai được xem

Phân quyền theo vai trò. Lương từng người chỉ Giám đốc, Kế toán và HR được xem; PM chỉ thấy chi phí nhân sự tổng của dự án để tính lãi/lỗ, không thấy lương từng người.

6. Bên cung cấp hạ tầng

• Cloudflare, Inc. (Hoa Kỳ): máy chủ, cơ sở dữ liệu và lưu trữ file. Cơ sở dữ liệu đặt ở khu vực châu Á – Thái Bình Dương.
• Resend (Hoa Kỳ): gửi email thông báo.

Các bên này chỉ xử lý dữ liệu theo yêu cầu của CDC Agency để vận hành hệ thống. Đây là các nền tảng đặt ngoài Việt Nam, nên dữ liệu được lưu trữ và xử lý ngoài lãnh thổ Việt Nam.

7. Lưu giữ khi nghỉ việc

• Bảng lương, chứng từ chi trả, tạm ứng: giữ theo thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán do pháp luật quy định.
• Hồ sơ còn lại (số điện thoại, ghi chú, lý do nghỉ phép): ẩn danh trong 30 ngày sau ngày nghỉ việc.
• Giờ công trên việc của dự án được giữ ở dạng ẩn danh để không làm lệch số liệu chi phí dự án.
• Nhật ký bảo mật và nhật ký thao tác: 5 năm. Bản sao lưu: 30 ngày.

8. Quyền của bạn

Bạn có quyền: được biết về việc xử lý; xem và chỉnh sửa dữ liệu; yêu cầu cung cấp, xoá, hạn chế xử lý; phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện (Luật 91/2025/QH15, Điều 4).

• Cách gửi yêu cầu: gửi cho bộ phận HR hoặc email tới info@cdcagency.com.
• Khi bạn yêu cầu xoá: CDC Agency ẩn danh tài khoản (họ tên, email, số điện thoại được thay bằng “Người dùng đã xoá”) và khoá đăng nhập. Nội dung công việc đã gửi (bình luận, ý kiến duyệt…) vẫn được giữ nhưng không còn gắn với tên bạn.
• Thời hạn: CDC Agency phản hồi trong 2 ngày làm việc. Sau đó, xem/chỉnh sửa/cung cấp dữ liệu được thực hiện trong 10 ngày, xoá dữ liệu trong 20 ngày; mỗi loại có thể gia hạn tối đa một lần và CDC Agency sẽ báo lý do.
• Một số dữ liệu phải giữ lại dù bạn yêu cầu xoá, nếu pháp luật bắt buộc lưu (ví dụ chứng từ kế toán, hợp đồng) hoặc thuộc các trường hợp tại Điều 19 Luật 91/2025/QH15. Khi đó CDC Agency sẽ báo rõ phần nào được giữ và lý do.

9. Cập nhật thông báo

Phiên bản 1.1 – ngày 23/10/2026. Khi thay đổi nội dung quan trọng, CDC Agency sẽ báo trong hệ thống.